En ces temps de pandémie de la COVID-19, tout le monde doit se réorganiser. Le télétravail est fortement encouragé pour stopper la propagation du virus.
Voici 15 outils pour vous aider!
En effet, si le télétravail est une excellente solution pour diminuer le risque de propagation du virus, tout le monde n’est pas nécessairement bien outillé pour travailler à distance. Évidemment, c’est peut-être moins votre cas, gens du web, des TI et des communications. Mais si cet article n’est pas utile pour vous, partagez-le avec les gens de votre entourage qui auraient besoin de ces ressources.
Voici divers outils, proposés par le Blog du modérateur (BDM), pour travailler efficacement à distance et rester en contact avec les membres de votre équipe. Le BDM nous informe également que les deux géants du web, Google et Microsoft, proposent certaines de leurs solutions payantes à utiliser gratuitement pour privilégier le télétravail durant la crise du coronavirus.
Classons les outils de télétravail en 3 catégories :
– Messagerie en ligne et partage de documents
– Gestion de tâches quotidiennes
– Gestion de projet et travail collaboratif
Messageries en ligne et partage de documents
Évidemment, en télétravail, on peut tous communiquer par courriel. Mais si vous avez besoin de rester en contact avec le reste de vos collaborateurs de façon plus continue et si vous voulez réduire le volume de courriels envoyés dans une journée, voici deux outils proposés par Microsoft :
– Microsoft Teams, le réseau social d’entreprise de la Suite Office 365;
– Skype, l’application de messagerie et de téléphonie.
Un autre outil, privilégié par les entreprises du web, est Slack. C’est une plateforme de messagerie instantanée qui permet de faciliter le travail en équipe. Elle permet aux membres de l’équipe de s’échanger des fichiers et des informations sur des chaînes publiques ou privées.
Pour travailler en commun sur des documents, les commenter, les partager ou stocker des fichiers, vous pouvez vous fier aux outils suivants :
– Microsoft OneDrive (intégré à Windows 10) – Espace personnalisé et sécurisé
– La suite de Google, avec Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides
Pour l’envoi de fichiers plus volumineux, vous pouvez utiliser :
– WeTransfer (pour envoyer des documents, des images ou des vidéos jusqu’à 2 Go. Pour plus de Go, il faut payer.)
– Dropbox (pour stocker et partager des fichiers via le cloud. L’espace de stockage fourni dépend de la version choisie : offre gratuite ou payante.)
Outils pour la gestion des tâches quotidiennes
Asana vise à optimiser la communication et la collaboration entre professionnels. Il a été créé par l’un des cofondateurs de Facebook, Avec Asana, vous pouvez créer des projets et des tâches à assigner aux différents membres de votre équipe.
Trello est l’outil de gestion de tâches le plus simple et le plus répandu pour les professionnels du web. Avec Trello, vous organisez vos projets sous forme de tableaux, composés de listes en colonnes, qui répertorient des tâches sous formes de cartes.
TickTick est une autre application très performante et multifonction. Elle vous permet de créer, organiser et partager vos tâches. Vous pouvez l’utiliser autant dans votre vie personnelle que professionnelle.
Outils pour la gestion de projet et le travail collaboratif:
Jira est un outil de gestion de projet pour le développement logiciel et il vous sera utile en particulier si vous travaillez avec la méthode agile.
Waymark est un outil gratuit pratique pour créer des roadmaps visuelles et personnalisées, à partir d’un modèle que vous voulez personnaliser.
Basecamp, quant à lui, est un outil simple et efficace pour la gestion de projets. Il vous permet de centraliser des discussions, des documents, et ainsi faciliter la communication entre les différents intervenants.
Confluence est un autre outil très complet pour le travail collaboratif. Il permet de créer des fichiers et de les conserver au sein d’une seule et même plateforme (notes de réunion, fiches produit, plans marketing, politiques RH, etc.)
Offres gratuites pour les outils payants de Microsoft et Google
En cette période de crise de la COVID-19, Microsoft propose une offre d’essai gratuite valable 6 mois pour la version premium de son outil Teams. Vous aurez accès à toutes les fonctionnalités avancées de communication et de collaboration: conversations illimitées, appels vidéo, partage de fichiers, stockage, etc.
Les fonctionnalités de meeting et de communication vidéo de la solution G Suite Advanced de Google sont elles aussi disponibles gratuitement en raison de l’épidémie. Si vous utilisez G Suite ou G Suite for Education, vous pourrez également bénéficier gratuitement de certaines fonctionnalités avancées qui étaient jusqu’à présent réservées aux entreprises. Entre autres, l’outil de vidéo-conférence de Hangouts Meet sera disponible gratuitement pour un temps limité. Il permet d’organiser des meetings jusqu’à 250 participants et d’enregistrer les vidéo-conférences sur Google Drive.
